A Fintech Világa legújabb adásában Érczfalvi András műsorvezető és Siklós Bence, a Peak tanácsadója Ángyán Balázzsal, a Számlázz.hu ügyvezetőjével beszélgettek arról a jogszabályi változásról, amely 2025. július 1-től minden hazai vállalkozásra hatással lesz: ezentúl csak elektronikus formában kapják meg a villamosenergia- és gázszolgáltatóktól érkező számláikat, és ezeket digitálisan is kell archiválniuk.

Az új előírás kizárólag nem lakossági felhasználókra, vagyis minden vállalkozás, alapítvány és szervezet érintett, akik nem magánszemélyként kötöttek közüzemi szerződést. Az érintett cégek száma akár százezres nagyságrendű is lehet, beleértve a mikrovállalkozásokat és egyéni vállalkozókat is.

Mi tekinthető elektronikus számlának?

Fontos tudni, hogy mi tekinthető digitális/elektronikus számlának. A jogi megfelelés mellett a kifinomult digitális csalások elterjedése miatt is érdemes tisztában lenni a formátummal. A digitális számla nem csupán egy e-mailben érkező PDF-fájl. Jogilag csak akkor tekinthető érvényesnek, ha:

• elektronikusan kerül kibocsátásra, továbbításra és befogadásra,
• elektronikus formában archiválják, nem elegendő a kinyomtatott verzió,
• az archiválás jogszabályi követelményeknek felel meg: olvashatóság, változatlanság, visszakereshetőség, biztonságos tárolás.

Mi történik, ha nem archiválják helyesen?

A vállalkozás köteles biztosítani, hogy a számlák elektronikus formában visszakereshetők és ellenőrizhetők legyenek. Ellenkező esetben mulasztási bírságra számíthatnak a vállalkozások egy esetleges NAV-ellenőrzés során. Fontos, hogy a számla kinyomtatása nem helyettesíti a digitális archiválást!

Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője szerint:

• A legtöbb digitális számlázási rendszer alapvetően nem képes megfelelni az archiválási követelményeknek.
• A Számlázz.hu „Profit” csomagja viszont képes a NAV-tól letölteni a bejövő számlák adatait, és azokat a felhasználó kérésére archiválni is.
• Ehhez azonban az ügyfélnek még fel kell töltenie az e-mailben kapott számlaképet (PDF) a rendszerbe. Ezzel már biztosított a törvény szerinti archiválás, és a számlák 13 évig megőrzésre kerülnek.

Hogyan készüljenek a vállalkozások a jogszabály változásra?

1. Ellenőrizzék, hogy a szolgáltatóknál milyen e-mail címmel szerepelnek.
2. Készüljön fel mindenki arra, hogy júliustól már nem érkezik papíralapú számla.
3. Gondoskodjanak arról, hogy a digitális archiválás megfeleljen a jogszabályoknak.

Az új szabályozás célja hosszú távon előrem